PRIVATLIVSPOLITIK FOR HUSEJERFORENINGEN

Dato for seneste ændring i privatlivspolitikken: 2018-05-31

Husejerforeningen af 1891’s dataansvar:


Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.


Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:


Husejerforeninegn af 1891 er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Formand for Husejerforeningen af 1891
Adresse: Dronning Olgas Vej 2 A, ST. TH.
CVR: 16421618
Telefonnr.: 38872367
Mail: Denne e-mail adresse bliver beskyttet mod spambots. Du skal have JavaScript aktiveret for at vise den.
Website: www.husejerforeningen1891.dk


Behandling af personoplysninger:

Vi behandler følgende personoplysninger:


1) Medlemsoplysninger:
› Almindelige personoplysninger:
– Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse-, telefonnummer, e-mailadresse
› Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
– CPR nr.
2) Oplysninger om lejere:
› Almindelige personoplysninger:
– Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer e-mailadresse, bankkontonummer
› Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
– CPR-nummer
3) Oplysninger om ventelisteansøgere:
› Almindelige personoplysninger:
– Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer e-mailadresse
› Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
– CPR-nummer
4) Oplysninger om ansatte:
› Almindelige personoplysninger:
– Kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer e-mailadresse, bankkontonummer
› Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
– CPR-nummer


Her indsamler vi oplysninger fra


Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde indhentes/modtages oplysningerne fra andre kilder:
› Sælger af lejlighed, mægler, din udlejer, offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn


Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger


Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
› Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
› At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/ aftale med dig
› Behandling efter lovkrav
› Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
› Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning af projekter
› Administration af din releation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på lejere:
› Håndtering af lejeforhold, herunder opkrævning af husleje
› Opfyldelse af lovkrav
› Administration af din relation til os
3) Formål med behandling af oplysninger på ventelisteansøgere:
› Håndtering af ventelisten
› Administration af din relation til os
4) Formål med behandling af oplysninger på ansatte:
› Håndtering af ansættelsesforhold
› Opfyldelse af lovkrav
› Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende


Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser


I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
› Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamlinger
› Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
› Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der viser en konkret aktivitet eller situation i foreningen
› Videregivelse af personoplysninger til administrator og revisor samt håndværkere m.v.
› Af praktiske og administrative hensyn samt med henblik på forældelsesreglerne opbevarer vi dine oplysninger også i en periode efter din udtræden af foreningen


Samtykke


Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til et eller flere af de formål, der er beskrevet ovenfor.
Såfremt vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykket, og du kan til enhver tid trække samtykket tilbage ved at give os besked herom.


Videregivelse af dine personoplysninger


I forbindelse med drift og administration af foreningen sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder ejendomsadministrator, revisor, mæglere og håndværkere.
Der sker videregivelse af oplysninger om ansatte til offentlige myndigheder, herunder SKAT.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføringsbrug uden dit samtykke.


Opbevaring og sletning af dine personoplysninger


Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder afhængigt af, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som lejer, som ventelisteansøger eller som ansat:
Medlemmer:
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
› Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udtrædelse/udmeldelse af foreningen
Lejer:
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit lejeforhold og i overensstemmelse med følgende kriterier:
› Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine oplysninger i op til 5 år efter dit aftaleforhold er ophørt
Ventelisteansøgere:
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit medlemskab på ventelisten og i overensstemmelse med følgende kriterier:
› Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
› Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
Ansatte:
Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra ophøret af ansættelsesforholdet og i overensstemmelse med følgende kriterier:
› Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
› Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt


Dine rettigheder


Du har en række særlige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig:
› Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
› Retten til indsigt i egne personoplysninger
› Retten til berigtigelse
› Retten til sletning
› Retten til begrænsning af behandling
› Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
› Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan også læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk


Revidering af privatlivspolitikken


Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.